各部门、单位：
一年一度的全院归档工作已经开始了。为了及时、准确、规范地完成2015年度档案归档工作，请各部门（单位）根据调整后的《浙江工业大学之江学院档案归档范围和保管期限的规定》（附件1）的要求，对本部门（单位）在2015年度办学过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料进行整理归档。现将归档的具体要求和有关事宜通知如下：
1．主要档案材料移交截止时间
综合管理类：2015年党政管理类和能按自然年度归档的文件材料，2016年11月底前移交；
教学类：2015年教学类和能按教学年度归档的文件材料，2016年11月底前移交；
科研类：2015年科研管理类和能按自然年度归档的文件材料，2016年11月底前移交，科研项目档案在结题、鉴定、验收后两个月内移交；
基建类：2015年基建管理类和能按自然年度归档的文件材料（含修缮项目），2016年11月底前移交，基建项目在项目竣工验收后二个月内移交；
财会类：当年形成的会计档案，在会计年度终了后,由计划财务部临时保管三年,再移交档案室保管。
重大活动：重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），一般在活动结束后两个月内移交。2015年还未归档的重大活动各类材料，2016年12月底前移交；
毕业生集体照片：各学院2015年毕业的本科毕业生专业和班级合影照片还未归档的，2016年11月底前必须移交；2016年毕业的本科毕业生专业和班级合影照片为2016年12月底前移交。
2．做好纸质文件材料收集、归档的同时，要加强本单位声像档案、实物档案等其他载体形式的材料的收集、整理工作。如：办学过程中形成的照片、录像、录音、光盘（重要活动形成的照片、声像类附上新闻稿刻光盘2套移交档案室），荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等都应加强收集并及时归档。
3．归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件）。通过OA系统形成的文件，要求提交红头的正式文件2份（可到学校办公室行健楼515打印），公章、签发单等齐全，签发单必须签发领导手签签名。
4．各类归档材料盖章、签名都要齐全。
5．电子文件：对本部门形成的具有保存价值的相关电子文件除上交纸质材料外还应刻光盘2套移交档案室.
6．每张毕业生照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师（注明职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名（详细要求见附件2）。
7．各部门（单位）向学校办公室（档案室）移交档案材料时，必须办理交接手续。认真填写并打印档案材料移交登记表（附件3）一式两份，交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。
请各部门（单位）的兼职档案员及归档材料相关管理人员认真对照本部门的归档范围，仔细整理归档文件材料，如遇归档范围中没包含，但又有利用价值的也请一并归档，并在归档材料登记表上作相应说明。
联系人：童秀清
联系电话：0571-87313616
邮箱：das@zjc.zjut.edu.cn
附件： 1. 浙江工业大学之江学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定
2. 毕业生集体照片文字说明
3. 档案材料移交登记表
