各部门、单位：
为了更全面、系统地记录学院发展历史，根据教育部《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）及《浙江工业大学之江学院档案管理办法》（浙工大之江学院[2015]7号）的规定，各部门（单位）对照《浙江工业大学之江学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定》（附件1），对2016-2018年度形成的归档文件进行一次全面、系统的清查、整理后，及时归档至学院档案室。现将归档的有关事项通知如下：
1．主要档案材料
归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像、实物以及其它各种形式和载体的档案。纸质档案除了财会档案由计划财务部临时保管三年外，其余均需每年归档移交至学院档案室。电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的扫描件及Word文档，重要数据及报表等相关资料。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。电子档案、声像档案（附上新闻稿）刻光盘2套或存入U盘、硬盘移交档案室，实物档案包括荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等。
2．重点清查重大专题档案及部门（单位）核心档案的收集，避免重要档案材料的缺失。
3．归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件）。通过OA系统形成的文件，要求提交红头的正式文件2份（可到学校办公室行健楼515打印），公章、签发单等齐全，签发单必须签发领导手签签名。
4. 各类归档材料盖章、签名务必要齐全。
5．每张毕业生照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师（注明职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名（详细要求见附件2）。
6. 各部门（单位）向学院档案室移交档案材料时，填写并打印档案材料移交登记表（附件3）一式两份，交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。
7.各部门（单位）兼职档案员及归档材料形成的岗位管理人员对照归档范围，仔细整理，档案室对各部门（单位）档案归档工作进行现场指导与服务，服务时间安排见附件4。
8.各部门（单位）请于2019年5月底之前移交相关档案材料，学院档案室联系人：童秀清，联系电话：0575-81112802，邮箱：736315376@qq.com。
附件：1.《浙江工业大学之江学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定》
2.《毕业生集体照片文字说明》
3.《档案材料移交登记表》
4. 《2019年各部门（单位）归档工作指导与服务时间安排表》
